Come allestire un evento di successo
La fase di progettazione
Allestire un evento di successo richiede una attenta fase di progettazione e organizzazione. Prima di tutto è necessario definire gli obiettivi che si vogliono raggiungere con l’evento: promuovere un prodotto, celebrare un traguardo aziendale, intrattenere i dipendenti, ecc. A seconda degli obiettivi si deciderà il tipo di evento da organizzare: una conferenza stampa, una festa aziendale, un evento di team building, un convegno e così via.
Stabiliti gli obiettivi, bisogna scegliere con cura la location. La sede dell’evento deve rispecchiare il tema e lo stile che si desidera conferire all’evento ed essere adatta al numero di partecipanti. Si valuteranno quindi sale convegni, teatri, hotel, ristoranti, tenendo conto anche del budget a disposizione. Importante verificare la presenza di servizi come microfoni, proiettori, connessione wi-fi.
La scelta della data e dell’orario è un altro aspetto cruciale. Bisogna evitare sovrapposizioni con altri eventi rilevanti per il target a cui ci si rivolge e scegliere un giorno e un’ora comodi per favorire la partecipazione. Meglio optare per giornate lavorative non troppo intense.
Anche il programma dell’evento va pianificato con cura. Si decidono i contenuti, gli interventi, i momenti di intrattenimento in base agli obiettivi. Una scaletta dettagliata aiuta a gestire i tempi in modo fluido ed evitare imprevisti e vuoti durante l’evento.
La fase operativa
Quando il progetto è definito nel dettaglio, si entra nella fase operativa dell’allestimento vero e proprio. Innanzitutto, va curata la promozione dell’evento, realizzando un sito web dedicato, locandine, brochure, inviti, campagne social, in modo da raggiungere il pubblico desiderato.
Per quanto riguarda la location, andranno verificati gli aspetti logistici: accessibilità, parcheggi, segnaletica, servizio di guardiania. Il giorno dell’evento un responsabile dovrà accogliere i partecipanti e indirizzarli nel posto giusto.
L’allestimento degli spazi è un elemento chiave. Si decorerà la location in linea con il tema dell’evento, ad esempio con addobbi, banner, segnaletica coordinata. Il palco e la disposizione delle sedute dovranno favorire la visuale e l’acustica. L’illuminazione contribuirà a creare la giusta atmosfera.
Se cerchi a chi rivolgerti per degli allestimenti per eventi a Mottola, ti suggerisco di andare a visitare il sito web di Cioccolandia Mottola.